Anleitung

Mit Kalender Ninja erstellst du im Handumdrehen eine Kalenderdatei (.ics) mit deiner Monatseinteilung. Diese Kalenderdatei kannst du dann in allen gängigen Kalenderprogrammen (Outlook, Google Kalender, iCal, etc.) importieren.
Auf dieser Seite wird dir erklärt wie du dazu vorgehen musst und was für Möglichkeiten dir Kalender Ninja bietet.
Falls trotz dieser Anleitung noch Fragen bestehen, kannst du mich gerne kontaktieren.

Inhalt Stand: 30. August 2016

Kalenderdatei anhand Monatseinteilung erstellen

Kalenderdatei in Kalenderprogramm importieren

Online Kalender Anbindung

Tourenplan erstellen


Kalenderdatei anhand Monatseinteilung erstellen

Tourenplan auswählen

Im Feld „Tourenplan“ kann aus diversen vordefinierten Tourenplänen einen Tourenplan ausgewählt werden. Über das Suchfeld kann die Auswahl gefiltert werden.
Fehlt der Tourenplan für deinen Betrieb, kannst du einen eigenen erstellen oder einen bestehenden kopieren und anpassen. Weitere Informationen dazu findest du unter Tourenplan erstellen.
Nach dem Auswählen wird dir der Verwalter des Tourenplans, das Datum der letzten Änderung, die Anzahl Einträge und eventuell einen Kommentar zum Tourenplan angezeigt.
Über den Knopf „Touren Anzeigen“ kannst du dir die Touren des Tourenplans anzeigen lassen. Mit dem Knopf „Verwalter kontaktieren“ kannst du eine private Nachricht an den Verwalter senden.

Anleitung Tourenplan Fenster

Monatseinteilung importieren

Nach Auswahl eines Tourenplans kann unter „Import“ eine Liste mit Touren, welche durch ein Leerzeichen getrennt sind, eingegeben werden. Mit dem Knopf „Touren einsetzen“ werden die Touren in den Kalender eingefügt.

Anleitung Tourenimport
Wurde kein Tourenplan ausgewählt, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Vorgehen
Die Monatseinteilung muss in einem digitalen Format vorhanden sein, zum Beispiel als PDF Datei.
Mit dem Textauswahl-Werkzeug im PDF-Reader werden die Touren markiert und in die Zwischenablage kopiert.

Anleitung PDF auswahl

Anschliessend können die Touren aus der Zwischenablage in das „Import“ Feld eingesetzt werden. Kontrolliere dabei, dass wirklich alle Touren mit einem Leerzeichen getrennt sind.
Mit dem Knopf „Touren einsetzen“ werden die Touren dann in den Kalender eingefügt.

Monat auswählen

In der Titelleiste des Kalenders kann der gewünschte Monat der Einteilung eingestellt werden. Beim ändern des Monats gehen die Toureneingaben nicht verloren, werden aber entsprechend aktualisiert.

Anleitung Datumsauswahl

Touren manuelle eingeben

Die Touren können auch direkt im Kalender eingegeben werden. Im „Tourenfeld“, neben dem entsprechenden Tag, kann die Tour eingegeben werden. Bei der Eingabe wird eine mögliche Auswahl an Touren angezeigt. Vorhandene Touren können auch unter dem Feld „Tourenplan“ angezeigt werden.
Wird eine entsprechende Tour gefunden, werden die Felder Start- und Endzeit ausgefüllt und das Kommentarfeld freigegeben. Wurde keine Tour mit diesem Namen gefunden, werden die Felder rot markiert und es wird ein ganztägiges Ereignis im Kalender erstellt.

Anleitung_Datumsauswahl
Wurde kein Tourenplan ausgewählt, werden immer ganztägige Ereignisse erstellt.
Beim Verwenden von Kalender Ninja auf einem Smartphone, wird die Kommentar Spalte im Hochformat aus Platzgründen ausgeblendet. Dreht man das Smartphone, wird die Kommentar Spalte wieder sichtbar.

Einträge bearbeiten

Start- und Endzeiten können manuell angepasst werden. Soll ein ganztägiges Ereignis im Kalender erstellt werden, muss die Startzeit auf 00:00 Uhr und die Endzeit auf 24:00 Uhr gesetzt werden.
Zu jeder Tour kann ein Kommentar erfasst werden. Dieser wird im Kalender entsprechend eingetragen.
Mit einem Klick auf den Wochentag, kann dieser geändert werden. Die Tour wird entsprechend dem Wochentag angepasst. Dies wird benötigt, wenn an Feiertagen eine abweichende Einteilung verwendet wird.

Anleitung Wochentagauswahl

Kalenderdatei erstellen

Wurde mindestens eine Tour erfasst, kann unter dem Feld „Kalenderausgabe“ die Kalenderdatei (.ics) erstellt oder die Einträge direkt in Google Kalender aktualisiert werden.
In der Titelleiste werden die Anzahl vorhandener Einträge angezeigt. Wurden nicht alle Touren im Tourenplan gefunden, erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Anzahl nicht gefundenen Touren.

Anleitung Kalenderausgabe

Je nach Tourenplan stehen folgende Optionen zur Auswahl.

Tourenpräfix
Im Feld „Tourenpräfix“ kann angegeben werden, was für ein Text im Titel des Kalendereintrages vor der Tour stehen soll. Zum Beispiel, wird aus der Tour „501“ der Eintrag „Tour 501“. Bei leerem Feld erscheint nur die Tourenbezeichnung im Titel des Eintrages.
Der Verwalter kann für jede Tour auch fixe Namen definieren, welcher dann diese Einstellungen überschreibt. Zum Beispiel hat der Verwalter für die Tour „F“ den Namen „Frühdienst“ definiert. Somit zeigt die Eingabe bei Tourenpräfix keine Wirkung. Weitere Informationen dazu unter Tourenplan erstellen.
Einträge erstellen für
Es kann ausgewählt werden, ob Einträge für alle Touren, Frei- und Ferientag erstellt werden soll oder ob jeweils nur Einträge für Touren oder Frei- und Ferientage erstellt werden sollen.
Ortsangabe
Es kann ausgewählt werden, ob für die Einträge die Ortsangaben vom Tourenplan verwendet werden sollen, keine Ortsangabe im Eintrag erstellt werden soll oder eine eigene Ortsangabe verwendet werden soll.
Sprache
Für die Frei- und Ferientag Einträge kann zusätzlich die Sprache ausgewählt werden. Diese werden dann entsprechend in der ausgewählten Sprache erstellt.
Diese Optionen stehen nur zur Verfügung, wenn der Verwalter Frei- und Ferientage im Tourenplan definiert hat. Weitere Informationen dazu unter Tourenplan erstellen.

Mit einem Klick auf „Kalenderdatei generieren“ wird die Kalenderdatei generiert und entsprechend in deinem Download Ordner gespeichert. Diese Datei enthält deine Einteilung und kann in einem Kalenderprogramm importiert werden.
Wird die Kalenderdatei auf einem Smartphone erstellt, kann je nach Hersteller die Einteilung direkt in den Kalender kopiert werden.
Wurde ein Google Kalender verbunden, kann der Google Kalender mit einem Klick auf „Google Kalender aktualisieren“ aktualisieren werden. Weitere Informationen dazu unter Google Kalender Anbindung.


Kalenderdatei in Kalenderprogramm importieren

Google

In Google Kalender kann die Kalenderdatei unter „Weitere Kalender > Kalender importieren“ importiert werden.

Anleitung Google Kalender

Outlook

In Microsoft Outlook kann die Kalenderdatei unter „Datei > Öffnen > Importieren“ importiert werden. Im darauffolgenden Dialog muss die Aktion „iCalendar importieren“ ausgewählt werden.

Anleitung Outlook

iOS (iPhone / iPad)

Wird dein iPhone über keinen externen Kalender synchronisiert, kannst du die Kalenderdatei auch direkt auf dem iPhone importieren. Dazu sendest du die Kalenderdatei per E-Mail-Anhang auf dein iPhone und öffnest diese dort.
Alternativ kannst du deine Einteilung auch gleich auf deinem iPhone in Kalender Ninja erfassen. Nach dem Klick auf „Kalenderdatei generieren“ erscheint der gleiche Dialog für den Import.

Anleitung iOS
Dies funktioniert mit der Standard Mail App und Safari von iOS. Bei anderen Email Apps kann das Verhalten anders sein.

Online Kalender Anbindung

Kalender Ninja kann anstelle einer Kalenderdatei auch gleich die Einträge in deinem Google Kalender oder Microsoft Office 365 erstellen. Dazu erstellst du ein Kalender Ninja Benutzerkonto und verbindest dieses anschliessend mit deinem Google/Microsoft Konto.

Kalender verbinden

Um dein Google/Microsoft Konto zu verbinden, musst du dich anmelden. Wenn du noch kein Benutzerkonto für Kalender Ninja hast, kannst du dich über das Menü „Anmelden“ registrieren.
Anschliessend kann über das Menü „Benutzer“ die Option „Google/Microsoft Kalender verbinden“ ausgewählt werden. Du wirst auf eine Google/Microsoft Webseite weitergeleitet, wo du dich bei Google/Microsoft anmelden musst und dann bestätigen, dass Kalender Ninja deinen Kalender verwalten darf.

Anleitung Google Kalender
Kalender Ninja erstellt, verändert und löscht nur eigene Einträge in deinem Kalender. Auf alle anderen Einträge hat Kalender Ninja keinen Einfluss.

Kalender auswählen

Wenn du angemeldet bist und dein Google/Microsoft Konto erfolgreich verbunden hast, kannst du in der Titelleiste des Kalenders einen Kalender auswählen. In diesem werden dann die Einträge von Kalender Ninja erstellt.
Es wird empfohlen einen eigenen Kalender für deine Einteilung in Google Kalender zu erstellen. So wird deine Monatseinteilung farblich von deinen anderen Terminen getrennt. Du kannst aber auch nur mit einem Kalender arbeiten, da Kalender Ninja nicht auf deine anderen Einträge zugreift.

Anleitung Google Kalender

Einträge laden

Wenn du bereits Einträge in deinem Kalender mit Kalender Ninja erstellt hast, kannst du mit „Einträge laden“ diese laden und bearbeiten. Einträge welche du per Kalenderdatei erstellt hast, können nicht geladen werden.

Kalender aktualisieren

Um die eingegebenen Touren in deinem Kalender zu erstellen, muss unter dem Feld „Kalenderausgabe“ auf „Google/Microsoft Kalender aktualisieren“ geklickt werden.
Wurden neue Touren eingegeben oder importiert, werden die bestehenden Einträge von Kalender Ninja überschrieben. Wurden zuvor die Einträge geladen, werden die bestehenden Einträge geändert oder gelöscht.

Pro Kalender und Tag kann maximal ein Kalender Ninja Eintrag vorhanden sein. Sollen mehrere Einteilungen in einem Google Konto / Microsoft Office 365 verwaltet werden, müssen getrennte Kalender geführt werden.

Kalender trennen

Möchtest du nicht mehr deine Einträge direkt im Google Kalender oder Microsoft Office 365 erstellen, kannst du über das Menü „Benutzer“ die Option „Google/Microsoft Kalender trennen“ auswählen. Die Verbindung zu deinem Kalender wird damit getrennt. Die bestehenden Einträge von Kalender Ninja werden dabei nicht gelöscht.
Alternativ kannst du auch die Verbindung in deinem Google Konto / Microsoft Office 365 trennen. Gehe dazu auf die Google Webseite / Microsoft Webseite und entferne die Verbindung zu Kalender Ninja manuell.


Tourenplan erstellen

Um einen neuen Tourenplan zu erstellen oder zu kopieren, musst du dich anmelden. Wenn du noch kein Benutzerkonto für Kalender Ninja hast, kannst du dich über das Menü „Anmelden“ registrieren.

Erstellen

Über das Menü „Tourenplan“ kann mit „Erstellen“ einen neuen Tourenplan erstellt werden. In der Grundmaske für die allgemeinen Einstellungen kann ein Name definiert und weitere Optionen eingestellt werden.
Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der allgemeinen Einstellung findest du im folgenden Abschnitt. Nach dem Erstellen des Tourenplans, werden die Abschnitte für Touren und Filter freigeschaltet.

Anleitung Tourenplan erstellen

Kopieren

Anstatt einen neuen Tourenplan zu erstellen, kann auch ein bestehender kopiert werden. Dazu wählt man auf der Startseite den zu kopierenden Tourenplan aus und Klickt im Menü "Tourenplan" auf "Kopieren“. Im Dialog definiert man dann einen neuen Namen für die Kopie.

Bearbeiten / Löschen

Um einen Tourenplan zu bearbeiten oder zu löschen, wählt man auf der Startseite den entsprechenden Tourenplan aus und klickt im Menü „Tourenplan“ entsprechend auf bearbeiten oder löschen.
Es können nur eigene Tourenpläne oder solche mit der Option „Opensource“ bearbeitet werden. Einen Tourenplan löschen, kann nur der entsprechende Verwalter/Ersteller.

Allgemeine Einstellungen

In der Tourenplanadministration kann im Abschnitt „Tourenplan“ folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Anleitung allgemeine Einstellungen
Name
Definiert den Namen des Tourenplans und wird für die Auswahl auf der Startseite verwendet. Es ist darauf zu achten, dass möglichst eindeutige Namen verwendet werden.
Am besten wird folgendes Namenschema verwendet. Firma – Bereich (Gültigkeit)
zBsp: SBB BZ Ost (ab 1. Januar 2017)
Tourenpräfix
Definiert den Standardtext im Titel des Kalendereintrages welcher vor der Tour stehen soll. Zum Beispiel, wird aus der Tour „501“ der Eintrag „Tour 501“. Wird nichts definiert, erscheint nur die Tourenbezeichnung im Titel des Eintrages. Diese Einstellung kann vom Benutzer, beim Erstellen der Kalenderdatei, selber noch angepasst werden.
Namensspalte
Neben der Tourenbezeichnung kann bei jeder Tour auch ein Name definiert werden. Wie dieser Name im Kalendereintrag verwendet wird, kann hier definiert werden.

  • Name wird im Kalender nicht angezeigt: Der Name wird beim Kalendereintrag nicht verwendet und ist somit nur in der Tourenadministration sichtbar.
  • Name überschreibt die Tourenbezeichnung: Wird bei einer Tour ein Name definiert, wird dieser beim Kalendereintrag als Titel verwendet. So wird zum Beispiel aus der Tour „F“ der Kalendereintrag mit Titel „Frühdienst“ und nicht „Tour F“. Wird kein Name definiert, wird der Tourenpräfix und Tourenbezeichnung verwendet.
  • Name wird an Tour angehängt: Wird bei einer Tour ein Name definiert, erscheint dieser in Klammern nach der Tourenbezeichnung im Titel. Zum Beispiel: Tour 501 mit Name „DBV Limmat“ wird entsprechend als „Tour 501 (DBV Limmat)“ im Kalender angezeigt.
  • Name erscheint im Kommentar: Der definierte Name erscheint im Kommentar des Kalendereintrages. Definiert der Benutzer ebenfalls einen Kommentar, beim Erstellen der Kalenderdatei, wird der Name vor seinen Kommentar eingetragen.
Tourenplan teilen
Hier wird definiert für wen der Tourenplan sichtbar ist und wer diesen bearbeiten kann.

  • Öffentlich: Sichtbar für Alle. Nur der Verwalter kann den Tourenplan bearbeiten und löschen.
  • Privat: Nur Sichtbar für den Verwalter. Andere Anwender können diesen Tourenplan nicht verwenden.
  • Opensource: Sichtbar für Alle. Andere Benutzer können den Tourenplan bearbeiten, jedoch nicht löschen.
Kommentar
Hier kann ein Kommentar definiert werden, wo bei der Auswahl des Tourenplans angezeigt wird. Zum Beispiel können hier Hinweise auf geänderte Touren gemacht werden.

Touren

Im Abschnitt Touren können beliebig viele Touren erfasst werden. In der Titelleiste befindet sich die Suche, wo die Touren entsprechend nach Tourenbezeichnung gefiltert werden können.
In der Suche kann der Punkt als Platzhalter verwendet werden. Zum Beispiel findet die Suche "5.." alles Touren, wo mindestens 3 Stellig sind und eine 5 gefolgt von zwei Zeichen beinhaltet.

Anleitung Touren
Tourenbezeichnung
Eindeutige Bezeichnung der Tour. Kann doppelt vorkommen, wenn die Tour an unterschiedlichen Wochentagen erfasst wird. Wird eine Tourenbezeichnung an einem Wochentag doppelt verwendet, erscheint kein Hinweis. Es wird in diesem Fall immer der erste Eintrag verwendet.
Name
Kann optional erfasst werden und unter den allgemeinen Einstellungen definiert wie der Name im Kalendereintrag verwendet wird.
Ort
Der Ort erscheint im Kalendereintrag entsprechend als Veranstaltungsort. Dies kann vom Anwender nur noch in der Kalendersoftware geändert werden.
Start- und Endzeit

Definiert die Start- und Endzeit des Kalendereintrages. Es kann keine Pause für die Tour erfasst werden. Alle Touren werden durchgängig im Kalender dargestellt.
Um einen ganztägigen Eintrag zu erstellen, wird bei der Startzeit „00:00“ und bei der Endzeit „24:00“ eingetragen. Dies ist die Standardeinstellung bei neuen Einträgen.

Pausen könnten unter dem Feld „Name“ erfasst werden und dann mit der Option „Name erscheint im Kommentar“ im Kommentar des Kalendereintrages eingetragen werden.
Wochentage
Blau markierte Tasten geben an, an welchen Wochentagen die Tour gültig ist. So können Touren mit unterschiedlichen Start- und Endzeiten mit gleicher Tourenbezeichnung an verschiedenen Wochentagen erfasst werden. Standardeinstellung ist von Mo-So. Mit dem „ “ Knopf kann die Auswahl umgekehrt werden.
Duplizieren, Löschen und Speichern
Mit dem „ “ Knopf können Touren dupliziert und mit dem „ “ Knopf gelöscht werden.
Werden Touren geändert oder neu erfasst, wird der „ “ Knopf eingeblendet. Die Eingaben werden 5 Sekunden nach der letzten Eingabe automatisch gespeichert. Der Knopf kann auch manuell betätigt werden. Wird der Knopf eingeblendet, ist aber inaktiv, wurde keine Tourenbezeichnung eingegeben oder kein Wochentag ausgewählt. Die Tour kann in diesem Fall nicht gespeichert werden.

Filter

Im Abschnitt Filter können Tourenfilter erstellt werden, welche die erfassten Touren erweitern. Generell wird für die Eingabe eine Aufzählung mit Leerzeichen verwendet. Es kann aber auch die erweiterte Eingabe als regulärer Ausdruck verwendet werden. Weitere Informationen dazu im Abschnitt „Reguläre Ausdrücke“.

Anleitung Filter
Frei und Ferien Filter
Eine Aufzählung aller Touren, welche als Freitage oder Ferientage gelten. Die einzelnen Einträge müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein. Auf ein zusätzliches erfassen von Touren mit der gleichen Tourenbezeichnung kann verzichtet werden. Der Frei und Ferien Filter bietet den Vorteil, dass der Anwender beim Erstellen der Kalenderdatei entscheiden kann, ob ein Eintrag für diese Tage erstellt werden soll. Zusätzlich werden diese Tage im Outlook als abwesend gekennzeichnet.
Touren-Präfix und Suffix Filter
Durch die Eingabe von Touren Präfix oder Suffix Filtern werden die vorhanden Touren entsprechend erweitert. Präfix = Zeichen vor der Tourenbezeichnung, Suffix = Zeichen nach der Tourenbezeichnung. Die einzelnen Präfix und Suffix Zeichen müssen mit einem Leerzeichen getrennt sein.
Der Filter wirkt folgendermassen. Es sind die Suffix Zeichen „A“ und „J“ erfasst. Zusätzlich ist die Tour 501 vorhanden. Bei der Eingabe der Tour „A501“ oder „J501“ werden die Daten der Tour 501 geladen. Wird zusätzlich noch eine Tour „A501“ erfasst, werden diese anstelle der Daten der Tour 501 verwendet. Dies heisst also, dass der Präfix und Suffix Filter erst angewendet wird, wenn keine entsprechende Tour vorhanden ist.

Erweiterte Filter

Die erweiterten Filter ermöglichen weitere Filtermöglichkeiten. Ist der Bereich minimiert, können mit einem Klick auf die Titelleiste die Filter eingeblendet werden. Die erweiterten Filter sind auf zwei Bereiche aufgeteilt. Import und Touren Filter.
Import Filter werden angewendet, wenn der Benutzer die Importfunktion benutzt.
Touren Filter werden bei der Tourenabfrage auf die Touren angewendet. Sie haben eine ähnliche Funktion wie der Touren-Präfix Filter.

Anleitung erweiterte Filter
Die Filter müssen zwingend in Form eines Regulären Ausdruckes sein. Mehr dazu im Abschnitt „ Reguläre Ausdrücke“.

Die verschiedenen Filter werden bei der Abfrage wie folgt angewendet.
Tour wird abgefragt -> Import Filter (wenn via Importfeld eingegeben wurde) -> Frei- und Freien Filter -> Tour vorhanden? -> Touren Filter -> Präfix und Suffix Filter -> Fehler wenn keine Tour gefunden wurde.

Reguläre Ausdrücke (RegExp)

Unter dem Bereich Filter können anstelle der Listen mit Leerzeichen auch sogenannte reguläre Ausdrücke verwendet werden. Bei den Erweiterten Filtern können nur reguläre Ausdrücke verwendet werden.
Reguläre Ausdrücke (RegExp) werden dazu verwendet Texteingaben nach bestimmten Mustern zu durchsuchen und bei einer positiven Übereinstimmung zu ersetzen. Eine kurze Einführung zum Thema RegExp findest du hier oder bei Google.

Bei den Filtern für Frei, Ferien, Touren-Präfix und Touren-Suffix kann nur ein Suchfilter angegeben werden. Bei den erweiterten Filtern kann zusätzlich noch ein Ersatzstring angegeben werden. So kann zum Beispiel eine Reservetour erfasst werden, welche dann auf mehrere Eingaben funktioniert.

Beispiel
- Tour mit der Tourenbezeichnung "RES" erfassen.
- Touren Filter mit folgenden Einstellungen erfassen.
- Suchstring: #[0-9][A-Z]{3}#i
- Ersatzstring: RES

Resultat: Eingaben wie "5RCS" (eine Zahl und drei Buchstaben) werden als Reserve Tour erkannt und müssen nicht manuell erfasst werden. Durch das "i" am Schluss wird die Gross- und Kleinschreibung ignoriert.

Da das Erstellen solcher Filter sicher nicht jedermanns Sache ist, biete ich gerne meine Hilfe an. Kontaktiere mich einfach und ich werde für dich einen entsprechenden Filter erstellen.